リモートワーク・在宅勤務のメリット&デメリット

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こんにちは
中小企業向けコーチの高橋みちです。
いつもありがとうございます。

ウィルスショックにより、突然始まった在宅勤務促進。

そこで今回は、
在宅勤務を始める前に考えておきたい・気をつけたい事について
メリット・デメリットを考えていきたいと思います。

長い記事になってしまったので、目次をご参照ください。

なんの準備もなく進めるのは危険

政府は推進していますが、問題も沢山あります。

どういうものか、どんなことを考えるべきなのかを
知らずに進めるのは危険です。

が、しかし!

リモートワークや在宅勤務はやめた方がいい!
と、いう話ではありません。
このような時期ですから
極力外出しない!というのは仕方のない事です。

前回の記事↓でも触れましたが、私は在宅勤務推進派です。

ウィルスショックの前には"戻れない"と考えよう
AfterコロナではなくWithコロナで考えていく。 現在のウィルスショック、大きな問題です。 この状況をみていると、 これまで何度も 『感染症』によって文明が変わってきた といわれるのも頷けますよね。

リモートワークを進める前に
一度止まって
または
走りながらでも考えて
いただきたいことをまとめました。

在宅勤務のメリットとデメリット

リモートワーク・テレワーク・在宅勤務…

様々な言われ方をしていますが
どういうものか、どんなことを考えるべきなのかを
知らずに進めるのは危険です。

何度も言いますが、私は在宅勤務は賛成です。
しかし、準備が整っている(整えられる)のなら、です。

まずは
どのようなものか知ることから始めましょう。
相手を知らないと対策なんてできません。

アドビの調査によると

皆様ご存知、PDFのAdobeがこんな調査結果を公表しました。

●テレワークを体験したビジネスパーソンの86.4%が、業務の生産性が上がったと感じており、93.2%が今後も定期的にテレワークを実施したいと回答。
●テレワークを実施するにあたり、業務上の課題として感じたこととして最も多かったものは「会社に保管してある紙の書類を確認できない(39.6%)」で、次いで「自宅にプリンターやスキャナーがない(36.2%)」「自分以外の仕事の進捗が把握しづらい(35.0%)」。
●心理的・身体的課題として最も多かったのは「同僚とのコミュニケーションの量が減る(38.4%)」で、次いで「時間管理が難しい(30%)」「つい仕事以外のことをしてしまう(28.6%)」。
●テレワークで働いているときに、紙書類などの処理対応のためにやむなく出社した経験があると回答した人は64.2%。

テレワークが進む中、社内の紙書類の管理がテレワークを推進する際の大きな課題となっていることも明らかになりました。

Adobe調査より抜粋

こんなに早く調査を公表してくれるなんて
大変ありがたいですね!

メリット

リモートワークを導入している企業や
私自身の感じるメリットです。

①人との接触が減る(今は重要)
②埋もれていた人材を発掘できる

③コスト削減に繋がる(企業目線)
④通勤による時間・費用・リスク・ストレス減
⑤リラックスした状態で仕事ができる
⑥人間関係のストレスがなくなる
⑦無駄な業務や会議が減る(飲み会も)
⑧自由になる時間が増える 等

①②人同士の接触が無くなる&人材発掘

接触が減る・無くなることで
今のような感染症は蔓延しにくくなります。

そして、
健康上の不安を抱える方、
在宅勤務ができれば働きたいという方(子供が小さい、家族の看・介護が必要な方)など
外出することにリスクがある・長時間は難しいが働きたいという方は多いです。

このような方の力を借りることが出来る
というのも大きなメリットですね!

③経費削減

賃料の高い場所にオフィスが必要なのか?
そもそもオフィスが必要か?
なんてことに経営者が気が付き始めましたね。

削減できるのはそれだけじゃありません。
オフィスの公共料金、社員の通勤手当、警備員等の人件費など。

忘れがちですが、
在宅勤務になるなら、紙での印字は減りますので
削減しようと思ってもなかなか減らなかった印刷関連費も減ります。
併せてファイリングの手間・保管場所も削減できます。

④通勤による時間・費用・リスク・ストレス減

通勤に費やす時間と費用は莫大です。
週5日と考えれば、、、、考えたくないですね。
この時間と費用を有効に活用した方がいいでしょう。
通勤時の事故も多いので、そんなリスクも減らせます。

仕事を終えてくたくた、、今から数時間かけて家へ…なんて苦痛も・・・減る!

⑤⑥リラックスした状態で仕事ができる&ストレスが減る

ビジネス上の悩みの大半は人間関係といわれており、
そのなかで『上司との関係』が一番ストレスを感じるそうです。

緊張は脳の動きを悪くします。
そう考えれば、ストレスにされされる場所より、
落ち着いた慣れ親しんだ所で、
無駄なストレスにさらされない方が
成果は出やすいでしょう。

⑦業務上の無駄が減り生産性があがる

私たち人間は、”これまでと同じ”を選択しがちです。
それは、仕事の流れや会議にもあり得ることで、
今までもこうやってきたから、前回と同じで、、、になりやすい。

在宅勤務をすることで、
無駄が見えやすくなったり、
会議をオンラインで行うことで無駄な雑談等が減っていきます。

折角会議のために集まったのに、、、
なんて無駄なモッタイナイ意識は無くなります。
移動のための時間、会議の時間等が削減されることで生産性もあがります。

今リモート会議を行っている方の話では、
空気を読むことが減り、
議案を淡々と進めていくことが出来るので、
会議の時間は半分以下になった。
なんて事もあるようです。

そしてもちろん飲み会もへりますね。

⑧自由になる時間が増える

日本人は特に働きすぎです。
働いている時間が長く、長時間の通勤。
家には寝に帰るだけ。
なんて方もいらっしゃるのではないでしょうか?

趣味などに没頭する・家族と過ごす時間を作ることで、
社員の幸福度が上がり
それは仕事にも良い影響を与えます。

(おまけ1)頑張っていた人が報われる

在宅勤務により、
机に座っているだけの社員が目立つようになります。
辛辣な言い方になりますが、
部下のダメだしや資料を見ているだけ、ハンコを押すだけの社員は必要なくなります。

成果主義になる、とも言われますが、、、
私はどちらかというと、
真面目に頑張っていた人が報われる環境になっていくと思っています。

(おまけ2)個人の出費も減る

通勤しないのですから、
仕事用の服、靴、バックなどなどの購入頻度が格段に減ります。

更に、
これだけリモートワークが世界的に使われているのですから、
ネット上でのファッションや化粧などのサービスも出てくるでしょうね。
そう考えれば、、、かなりの削減になります。

浮いたお金は、自分や家族のために使えますね!

デメリット

もちろん、デメリットもあります。

企業と働く側の一番のデメリットは、
初期の費用と手間(内部調整)がかかることですね。
お金が掛かって面倒ってなると避けたくなるものです。

ですが!
長い目でみればかなり有効で
デメリットも最小にすることが出来るでしょう。

現在のウィルスショックがいつ収まるか分からない状況、
そして、
次の波がいつ来るか分からないということを考えれば
在宅勤務ができる環境にしておくというのは
今後の事業継続のうえで重要なポイントになっていくでしょう。

 

それでは、
リモートワークを導入している企業や
私自身の感じるデメリットです。

①セキュリティ対策&内部規約の制定が必要になる
②初期費用が掛かる
③コミュニケーション不足によりエラーが発生しがち
④過重労働(長時間労働)になりがち
⑤気分転換ができずストレスがたまる

⑥運動不足になる

①②セキュリティ対策、内部規約の制定が必須&費用が掛かる

セキュリティ対策と内部規約(就業規則含む)の制定・改定はかなり重要です。
経費と時間がかかりますが、ここはおざなりにはできません。

・パソコンは貸与なのか?
・ネットワークの費用は?
・セキュリティソフトの管理・費用は?
・電話の費用は?
・勤怠管理は?
・業務の進捗管理はなにでする?

デジタルだけでなくアナログ部分の対策も必要です。
印刷した書類等の管理・廃棄、電話(声)の配慮も必要になってきます。
お客様の情報が印刷された紙をそのままゴミ箱へ
ベランダでお客様の話をしている
なんてことが無いようにしないといけません。

情報をどのように扱うのかをきちんと決め、
会社としてのコンプライアンス研修は必要不可欠です。
残念ながら『言わなくても分かっているだろう』では許されません。

 

今の状況(自粛中)なら無いとは思いますが
在宅勤務をする場合に、無線LAN(カフェ・コンビニ・ファミレスなど)の使用にも注意が必要です。

セキュリティについては、プロの意見を取り入れながら
その会社にあった対策と内部規約を決めて徹底した周知が必要です。

③コミュニケーション不足によりエラーが発生しがち

上司からすると、部下の仕事の進捗が確認できなくなったことで、
何度も確認したり、反対に放置をしたりすることで
部下との問題が起きやすくなっているようです。
部下としては、
信用されていないように感じ、意欲を失いやすいということもあります。

リモートワークでは、上司のマネジメント力が求められます。
上司は、これまでの働き方とは180度違う事を認識し、
どこまでフォローすべきなのか、
どう管理すべきなのか学ぶ必要があります。
残念ながら、
自分はそう教えられた!昔の上司はそうだった!が通用しない時代になります。

恐ろしい話ですが
「いつでも仕事ができる在宅勤務なら、仕事が遅れるはずがない(短期納期の強要)」
なんて暴論を掲げる経営者、クライアントが発生する可能性もあります。
それに対して、これまで以上にきちんと伝えていく事も必要になってきます。
(そのためにも①の内部規約の制定&マネジメント力は大切です!!)

 

在宅勤務は、
チームで仕事をする日本のやり方とは相性が悪いといわれています。
空気を読むであったり、
言わなくても分かってくれるだろう、
先輩のやり方をみて覚えろ!はできません。

そもそもが、
これまでの同じフロアにいる場合での業務の進め方とはまったく違う、
という事をお互いに認識していく必要があります。

④⑤長時間労働とストレスをためやすい

環境が変わらないためにオン・オフの切替えが上手くできない状態になり、
長時間労働になりやすいです。
いつでも仕事ができる環境というのは切替えが必要になります。

この切替えが出来ないことで、
ずっと気が張ったままとなり、疲労がたまりやすくなります。

さらに、オフィス業務の時とは違ったストレスを感じやすくなります。
相手が見えないからこそのストレスですね。
不満をそのままにせず、
上司に相談したり、第三者に相談するということも考えてみてください。

⑥運動不足になる

自宅など狭い場所にずっといることになるので、
運動量は格段に減ります
さらに、
オフィスにいる時より同じ姿勢でいることが多い
ということもあります。

時間を決めるなど、意識して身体を動かすようにしましょう。

デメリットをデメリットのままにしないために

在宅勤務の必要性はどんどん高まるでしょう。
その流れは避けることが出来ません。

上記にあげたようなデメリットは対策すれば何とかなる事が多いです。
会社がすべき対策・個人がすべき対策に
人任せにすることなく取組み、
どんどん働きやすい環境にして
このターニングポイントを上手く活用していきましょう。

 

デメリットの対策として
企業は浮いた経費で、福利厚生に力を入れるというのも良いですよね。

福利厚生はこれまでは、保養所などのハード面でしたが
今後は、外出自粛や旅行等への意欲(興味)の低下などがあるでしょうから
ソフト面(メンタルケアなど)に移行するもの良いかと思います。

・提携する少人数のジムや野外施設を増やして、職員の気分転換のきっかけを提供
・メンタルケアやヨガなどオンラインセミナーを受講できるようにする
・オンラインでのカウンセリングを受けられるようにする
・産業医やカウンセラーが随時在籍しているチャットルームを作る
・上司と部下の面談の様子を録音しておく(録音を義務付けるだけでも牽制になりハラスメント防止になる)

なんてどうでしょうか。

上手く活用するための重要なポイント

在宅勤務は、対面(オフィスでの業務)とは違うことを認識すること。

日本人が特に得意としていた、
なんとなく雰囲気で分かっていたようなことが読み取りにくくなります。
思っている以上に得られる情報量が少ないことが分かっています。

ですので、
余計な混乱や諍いを避けるためにも
すれ違いや誤解が発生しやすいということを
共通認識しておく必要があります。

今後も続くと考えるのがベスト

感染症は第2波、3波があるといわれています。

現在が、1波?2波?かは人によって違うと思いますが、、、
今の波が去った後、次の波が来ないとは限らないのです。

そして、再度自粛という事になった場合
対策をしていなかったのか?という事になってしまうのです。

ですので、
メリットデメリットを知ったうえで対策をして(またはしながら)導入をオススメします。